zakenreis? Laat het regelen!
'Even' een business trip of incentive boeken. Lijkt eenvoudig, dus kun je makkelijk zelf... toch?
Maar heel veel zakelijke reizen worden geboekt via een gespecialiseerd zakenreisbureau, omdat er in de praktijk veel bij komt kijken en er natuurlijk niets fout mag gaan.
Professionele, in reizen gespecialiseerde zakenreisbureaus, Travel Management Centers (TMC’s) of MICE-organisaties (Meeting Incentives Conventions/Congress Exhibitions) kunnen je helpen!
7 Belangrijke argumenten
1. Meer kennis
Een TMC of MICE-organisator kent de markten en weet hoe je het beste kunt zoeken en boeken.
Hij heeft toegang tot alle tarieven; ook tot tarieven die via internet helemaal niet worden aangeboden. De TMC-consultant kent de reistijden, aansluitrisico’s of boekingsproblemen. Hij kan adviseren hoe jouw reis, bijeenkomst of event het beste kan worden geregeld, hij kan alle mogelijkheden vergelijken en weet om te gaan met klachten en restituties. Het is niet voor niets zijn vak.
2. Sneller
Hoe lang ben jezelf of je collega wel niet bezig met het zoeken en boeken, en weet je dan zeker dat je de goede oplossing hebt? Je bent behoorlijk wat tijd kwijt aan het boeken van reizen. Die tijd kun je je besparen door je wensen kenbaar te maken bij een TMC. Deze consultants doen het vast sneller dan jij; ze doen het namelijk dagelijks. En tijd is geld; ook voor medewerkers in jouw bedrijf. Een win-win situatie dus.
3. Duty of care
Helder: werknemers die onderweg tegen een reisprobleem aanlopen, moeten worden geholpen. Als bedrijf moet je je verantwoordelijkheid nemen.
Dichte mist, onverwachte ziekenhuisopname, calamiteit (bijv. aswolk, terreuraanslag) of domweg pech? Als bedrijf wil je direct weten of jouw medewerker veilig is of in veiligheid gebracht moet worden. Een zakelijke reiziger kan op ieder moment hulp nodig hebben en een werkgever moet hiervoor zorgen. Een TMC is altijd 24/7 bereikbaar voor vragen of problemen. Hij kan jouw en je werknemers dus altijd én deskundig adviseren. Een TMC heeft alle reisgegevens en weet precies hoe te handelen; of het nu gaat om een omboeking van een vliegticket of een hotelovernachting. De zorgplicht van een werkgever wordt zo, en niet alleen in een crisissituatie, uit handen genomen. Dat is een hele geruststelling voor werknemer én voor werkgever.
4. Reisbeleid en rapportage
In de praktijk lopen reiskosten ongemerkt en regelmatig uit de hand. Vaak heeft het management dit onvoldoende in de gaten, omdat hotel, trein, autohuur of vliegticket op verschillende manieren worden gedeclareerd of niet (juist) gematched aan projecten.
Een TMC die reizen regelt, rapporteert alle reisactiviteiten in gestructureerde vorm via een management informatiesysteem aan het bedrijf. Deze informatie biedt tevens de mogelijkheid het reisbeleid in het bedrijf te sturen. De TMC kan je hierover adviseren, het reisbudget bewaken en over de opvolging van het uitgestippelde reisbeleid rapporteren. TMC’s zijn ook steeds vaker bereid om garanties af te geven, waardoor reiskosten niet boven het budget komen. Zelfs met een TMC besparingsgaranties afspreken is heel gebruikelijk.
5. Voordeliger
Uiteraard brengt een TMC kosten in rekening, maar zij besparen gemiddeld tussen de 10% en 20%! En de tijd die je bespaart als je zelf de reizen zou boeken is dan nog niet eens meegerekend.
Daarnaast regelen zij ook nog eens kortingen met leveranciers. En zij besparen geld, omdat zij de juiste weg weten, ook bij het terugvragen van ongebruikte tickets. Zakenreisbedrijven zijn dus kosten- en tijdbesparend!
6. Bewust en verantwoord
Bedrijven willen steeds vaker aandacht voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Jouw stakeholders, maar ook je eigen medewerkers willen reizen met respect voor milieu, cultuur, natuur en samenleving. Hoe doe je dat? Jouw zakenreisbedrijf, jouw TMC kan je voorstellen te kiezen voor verantwoord reis- en milieubeleid. Bijv. door de CO2-uitstoot te compenseren, vaker te reizen met de trein of een auto met A-label te huren. Jouw zakenreisbedrijf helpt jou bij het maken van bewuste en verantwoorde keuzes.
7. Gemak
Een TMC regelt jouw volledige reis; niet alleen een vliegticket!
Hij handelt klachten af voor jou of je medewerkers, staat klaar bij een calamiteit en adviseert je over het reisbeleid van jouw bedrijf; alles overzichtelijk gerapporteerd met slechts één factuur.
Een bedrijf kan zich met een TMC tot een duidelijk reisbeleid komen én zich toeleggen op de eigen business. Dus: Veel gemak en een kopzorg minder.
